Mozione nr. d'ordine 654

Premesso che:

• il patrimonio culturale conservato negli archivi comunali rappresenta l’espressione di attività, di storia unitamente alla testimonianza documentale delle relazioni con il nostro territorio e con il contesto socioculturale delle relazioni istituzionali con altre realtà;

Considerato che:

• gli artt. 822 e 824 del Codice Civile stabiliscono che gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono soggetti al regime del demanio pubblico e pertanto sono inalienabili;
• il “Codice dei beni culturali” (d.lgs. n. 42/2004) stabilisce che tutti i documenti e archivi degli enti pubblici appartengono al Patrimonio culturale nazionale (artt. 2 e 10).
• secondo tali norme, gli archivi e i documenti pubblici sono sempre da considerarsi beni culturali, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto e dunque, tutti i documenti prodotti, ricevuti o conservati a qualsiasi titolo da una Pubblica Amministrazione possiedono fin dall’origine la duplice natura di atti pubblici e di beni culturali.
• la necessità di tutelare gli atti pubblici è evidente: in quanto portatori e testimoni di diritti e interessi pubblici e privati, tali atti vanno preservati da ogni alterazione, falsificazione e sottrazione, evitando ogni forma di uso improprio
• la normativa sui beni culturali prescrive l’obbligo di garantirne la protezione e la conservazione, l’integrità, la sicurezza e la pubblica fruizione, adottando allo stesso tempo tutte le misure idonee “a limitare le situazioni di rischio” (artt. 3, 29 e 30 del d.lgs. n. 42/2004).
• i soggetti pubblici detentori di archivi hanno dunque il dovere di collaborare alla loro tutela e valorizzazione (d.lgs. n. 42/2004, artt. 5 e 7).
• agli stessi soggetti è poi attribuito l’obbligo specifico di conservare, ordinare e inventariare i propri archivi, da intendersi come dovere di predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ben ordinato, nonché dovere di riordinare l’archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine (art. 30, c. 4).

Visto che:

• per ottemperare a quanto disposto da questo complesso normativo, l’ente pubblico deve necessariamente istituire un apposito Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione documentale e degli archivi, che realizzi, coordini e sovrintenda al funzionamento di alcuni elementi fondamentali e necessari del sistema:

1. Protocollo informatico.
2. Sistema di classificazione, manuale di gestione, massimario di scarto.
3. Repertorio dei fascicoli.
4. Posta elettronica certificata (PEC).
5. Sistema di conservazione della documentazione (procedure organizzative e strutture logistiche).

• l’Archivio Generale del Comune di Venezia si occupa della conservazione dei documenti prodotti e ricevuti dal Comune nel corso della sua attività istituzionale.
• la documentazione conservata inizia dall'anno 1806, quando venne istituito il Comune secondo la normativa francese, con l’eccezione dell’amministrazione della terraferma veneziana relativamente alla quale i primi documenti conservati risalgono al XV secolo.
• L’Archivio Generale del Comune di Venezia garantisce:

1. lo svolgimento di attività di riordino, inventariazione e digitalizzazione, secondo gli standard nazionali e internazionali, del materiale documentario di pertinenza dell'archivio storico e di deposito;
2. il supporto tecnico-scientifico alla ricerca storico-archivistica svolta da studiosi e ricercatori o da utenti interni all'Amministrazione;
3. la possibilità di ricerca, consultazione e riproduzione dei documenti conservati, compatibilmente con lo stato di conservazione e di ordinamento degli stessi, sulla base della normativa vigente.

Constatato che:

• recentemente Venezia è stata classificata come una delle 8 città italiane “full digital” e tra i propri obiettivi di mandato ha lo sviluppo della digitalizzazione dei processi;
• nuovi mezzi tecnologici consentono un’elevata automazione in termini di possibilità di duplicazione o strumenti di catalogazione o programmi specifici di archiviazione consentono;

Il Consiglio Comunale impegna il Sindaco e la Giunta:

1. affinché vengano ricercate risorse aggiuntive, anche tramite l’intervento di Enti di livello superiore, nonché con fondi privati di Fondazioni e/o Istituti di formazione per sviluppare gli archivi, catalogando e digitalizzando quanto ancora inesplorato e presente sugli scaffali e nei faldoni, al fine di facilitarne la fruizione con gli strumenti digitali, anche con l’utilizzo dell’intelligenza artificiale;
2. s’informi il consiglio comunale delle progettualità intraprese;